Waar moet een email nieuwsbrief aan voldoen?

Afzender & onderwerp

Het is van cruciaal belang dat de klant/prospect bij het ontvangen van zijn email duidelijk kan zien wie de afzender is. Mocht dit namelijk niet het geval zijn is de kans signifcant groot dat uw nieuwsbrief de prullenbak in verdwijnt.
Gebruik in uw onderwerp woorden die de ontvanger triggert uw email te openen/lezen. De eerste indruk die de ontvanger krijgt draagt bij aan het succes of het falen van uw email campagne. Voorkom woorden als "gratis, for free, eurotekens etc". Deze kunnen als spam geïnterpreteerd worden door anti-spam programma's.

Personalisatie - personaliseer uw nieuwsbrief

Indien uw database persoonsgegevens bevat gebruik dan een persoonlijke aanhef. De ontvanger voelt zich dan persoonlijk benaderd en zal eerder de neiging hebben uw boodschap serieus te nemen. Mocht u niet in het bezit zijn van persoonlijke gegevens, laat dan de aanhef (geachte/beste) afhangen van uw targetgroep. Het moge duidelijk zijn dat als uw nieuwsbrieven gesegmenteerd verstuurd, de toon richting jongeren informeler kan zijn dan aan onbekende zakelijke prospects.

Tekst versie of HTML versie

Ondanks het feit dat html meer appelleert aan de verbeelding is het raadzaam tevens een tekstversie mee te sturen aangezien er altijd ontvangers zijn die html niet kunnen, willen of mogen ontvangen.

Opmaak nieuwsbrief - HTML codering

Het coderen van html email nieuwsbrieven is niet te vergelijken dan coderen voor websites. Doordat de verschillende email clients html op een andere manier rendert (omzet in een grafisch visueel ontwerp) is gedegen kennis hiervan een vereiste. De manier van renderen binnen bepaalde versies kunnen al enorm verschillen. Neem bijvoorbeeld Microsoft Outlook. Tot en met Outlook 2003 werd IE gebruikt om HTML te renderen. Met Outlook 2007 is daar een wijziging in gekomen (vraag me niet waarom). Vanaf Outlook 2007 gebruikt Outlook Word 2007 om te renderen. De ondersteuning van HTML in Word 2007 is dusdanig beperkter dat de kans dat uw oude nieuwsbrief er nog hetzelfde uit ziet als een ontvanger Outlook 2007 gebruikt niet zo groot. Overigens uit de bèta vesie van Office 2010 blijkt dat verbeteringen er ook niet aan zitten te komen.

Desktop email clients: Apple Mail, Lotus Notes, Microsoft Outlook, Outlook Express, Thunderbird
Web-based email clients: AOL Mail, Gmail, live Hotmail, Mail.com, Mobile Me, Yahoo! Mail, horde, Squirell

Meer informatie & tips omtrent de opmaak van uw HTML nieuwsbrief vindt u hier.

Inschrijven & uitschrijven - Opt-in & opt-out

Voordat u begint met het versturen van email nieuwsbrieven moet u zichzelf afvragen of alle ontvangers in uw emailbestand toestemming hebben gegeven om benaderd te mogen worden via de email. Mocht dit niet het geval zijn loopt u het risico als spammer gekenmerkt te worden. Dit heeft verregaande gevolgen voor al uw emailverkeer. Indien u terecht komt in een spamlijst moet u kunnen aantonen dat degene die u als spammer heeft aangemeld die persoon zich heeft aangemeld voor uw nieuwsbrief. Gebruik derhalve dan een degelijk inschrijfsysteem. Er zijn 3 verschillende vormen van inschrijving:

• opt-in (Unconfirmed opt-in),
  Bij deze methode schrijft iemand zich in zonder het te bevestigen, nadeel is dat iemand het emailadres kan invullen wat niet van hem/haar is
• double opt-in (Confirmed opt-in (COI))
  Na het inschrijven ontvangt de eigenaar van het ingevulde emailadres een email met een bevestigingslink ter bevestiging van de inschrijving, dit geniet de voorkeur
• opt-out
  In dit geval is er geen sprake van inschrijving maar heeft de ontvanger alleen de mogelijkheid zich uit te schrijven na ontvangst van de nieuwsbrief, "this is not done"

Wanneer verzend ik een nieuwsbrief?

Het moment van verzending is afhankelijk van verschillende factoren.

• wie is mijn doelgroep?
• wat is mijn product/dienst?
• wat is het doel van mijn email campagne?
• wanneer heb ik personeel beschikbaar voor de follow-up van mijn email campagne?

Als de ontvanger een consument is, is de kans kleiner dat hij of zij de email tijdens kantooruren leest. Dus geniet de vrijdag of aan het eind van de dag de voorkeur. Echter indien u een helpdesk heeft klaar zitten voor de follow-up van uw email campagne, stel u zelf dan de vraag: zijn mijn medewerkers beschikbaar in het weekend? Als u bijvoorbeeld vakanties verkoopt en u nodigt in uw email de ontvanger uit om "nu contact op te nemen" voor een tijdelijke korting op al uw reizen, is het wel handig dat de telefoon ook daadwerkelijk opgenomen wordt. Met andere woorden zorg dat u capaciteit hebt op het moment van het versturen van de mailing.

Indien u een emailing verstuurd naar zakelijke klanten & prospects (B2B - business to business) geniet de voorkeur een werkdag. Op welke dag en hoe laat? Wie het weet mag het zeggen. Dit is ook weer afhankelijk van de aard van de emailing. Verschillende onderzoeken geven aan dat met name de dinsdag en woensdag veel gebruikte dagen zijn waarbij de click-through-rate (CTR) een lichte verhoging laat zien op woensdag. Dit zegt evenzogoed niet zo gek veel aangezien die onderzoeken niet alle branches dekken.
Daarbij speelt de actualiteit van dat moment ook nog een belangrijke factor.

Email marketing - Split testing

De eninge manier om erachter te komen wat voor uw befrijf werkt is te testen, te testen en nog een keer te testen. Maak dan ook gebruik van split-testing tijdens uw email campagnes. Stel u heeft een emailingbestand van 50.000 mensen. Stuur dan eerst 2000 emails op een x moment en op een andere dag of tijdstip nog eens 2000. Door vervolgens de resultaten te analyseren krijgt u meer inzicht in het gedrag van uw klanten & prospects. Met deze analyse kunt u vervolgens gerichter gaan mailen waardoor het rendement van uw email campagne aanmerkelijk zal stijgen.